На час дії правового режиму воєнного стану в Україні юридичним відділом, деканатами факультетів, навчальними центрами, АСУ ВНЗ та відділом кадрів в поточну діяльність університету імплементовано механізм видачі оригіналів документів особам, які завершили навчання або були відраховані, шляхом відкриття спеціалізованого пункту на базі одного з корпусів університету. Територіально пункт видачі оригіналів документів знаходиться на вході до наукового парку “Синергія” у корпусі “І-6” по вул. Серпова, м. Харків. Особливостями роботи даного пункту є використання підходів електронної черги на хмарній платформі Google та лімітованого обсягу документів, які може видавати даний пункт. Такий підхід враховує безпекову ситуацію у місті Харків та мінімізує скупчення людей.
Форма доступна за посиланням: https://forms.gle/bTwBEJTKijWQmbpT9
Алгоритм розгляду запиту відповідальними особами
Крок 1. Особа, яка бажає отримати оригінали документів про освіту, які зберігаються в університеті, надсилає запит через форму. Спочатку запит потрапляє до профільного деканату, де відбувається верифікація особи. У разі невідповідності особи, згідно запиту, тому факультету, на якому вона навчалася, запит, скоріше за все, буде відхилено.
Крок 2. У разі успішної верифікації відповідальною особою з деканату, особі надсилається на електронну адресу унікальний код, який буде використаний при формуванні електронної черги. Університет не персоніфікує осіб даного процесу на сайті з метою забезпечення їх безпеки. Далі запит потрапляє до основних відділів, згідно обхідного листа, які перевіряють наявність заборгованостей. Це наукова бібліотека, студмістечко та бухгалтерія. У разі наявності заборгованостей, проходження наступних кроків можливе лише після погашення цих заборгованостей.
Крок 3. У разі відсутності заборгованостей, запит потрапляє до відділу кадрів, архіву або відповідальної особи – для запуску алгоритму пошуку оригіналів документів в особових справах студентів. Ця дія найбільш трудоємна і може складати до 96 годин. У разі відсутності оригіналів через причини, пов’язані з наслідками бойових дій, починає працювати особливий алгоритм та запит опрацьовується індивідуально.
Крок 4. Якщо оригінали документів знайдено, на сторінці, яка відображає хід електронної черги, з’являється унікальний код в чарунці, яка відображає дату та час отримання оригіналів документів в університеті. Для отримання оригіналів документів, відповідно до чинного законодавства та роз’яснень МОН України, необхідна особиста присутність їх власника або особи, яка має нотаріальне доручення надану власником документів. При отриманні оригіналів документів необхідно підтвердити свою особу, відповідно до відомих методик, які чітко описані в чинному законодавстві.
Звертаємо Вашу увагу на те, що згідно чинного законодавства, університет не має права видавати оригінали документів здобувачам, які навчаються або перебувають в академічній відпусці. Оригінали видаються виключно тим особам, які завершили навчання або були відраховані.
Проходження цих кроків може займати від 48 до 120 годин та залежить від безпекової ситуації у м. Харків. У мирний час ці процедури були інші, більш прості, але вторгнення російського агресора вимусило нас внести зміни алгоритмів отримання оригіналів з урахуванням реальних кадрових можливостей університету, деперсоніфікації учасників процесу та суворого дотримання інструкцій щодо роботи з оригіналами документів про освіту в частині їх видачі.
Команда Харківського національного університету радіоелектроніки сподівається на взаєморозуміння. У разі виникнення питань, необхідно звертатися за телефонами інформаційної лінії: +380964798543, +380577021736. Під час режиму повітряної тривоги інформаційні лінії можуть тимчасово не працювати.
Найпоширеніші питання щодо видачі оригіналів документів про освіту
1. Я відправив запит більше тижня тому, однак ні відповіді, ні унікального коду не отримав. Що робити?
Скоріше за все, запит перебуває в роботі через складнощі з проходженням обхідного листа. Варто зачекати. Граничний час очікування становить, згідно нормативно-правового забезпечення про звернення громадян, 30 днів. Якщо в цей період часу відповідь не була отримана, необхідно написати листа на адресу info@nure.ua. Ми намагатимемося вчасно давати відповідь.
2. Мені не зручно бути в той час, який визначила електронна система для отримання документів, чи є можливість його змінити?
Умови, в яких ми працюємо, вимагають дотримуватися електронної черги, але ми будемо старатися видавати оригінали документів хоча б той день, на який система визначила Ваш візит до пункту видачі.
3. Мені терміново необхідно забрати документи, однак, згідно черги, я можу забрати документи через місяць. Як прискорити процес?
На жаль, поки ніяк, так як це лежить в основі системи справедливого розподілу в межах допустимого ліміту видач в день. Якщо безпекова ситуація буде змінюватися, ми будемо задіювати більшу кількість співробітників університету для видачі документів.
4. Чи можливо надіслати оригінали документів поштою/кур’єром або передати через знайомого/друга/батьків ?
Згідно чинного законодавства, університет не має права видавати оригінали документів здобувачам, які навчаються або перебувають в академічній відпусці. Оригінали видаються виключно тим особам, які завершили навчання або були відраховані. Виключенням може бути візит здобувача з нотаріусом безпосередньо до університету для нотаріального засвідчення оригіналів в пункті видачі оригіналів, якщо це не суперечить чинному нормативно-правовому забезпеченню.
5. Чи можливо заповнити електронну чергу безпосередньо у пункті видачі оригіналів документів?
На базі пункту видачі оригіналів працює Консультаційний центр Приймальної комісії. Таку допомогу цей Центр може надати.
6. Через повітряну тривогу я не встиг забрати документи в зазначений день, чи необхідно надсилати повторно запит?
Необхідно звернутися наступного дня, співробітники пункту видачі оригіналів документів будуть максимально допомагати у таких випадках.
7. Я забув/прогавив той день/час, коли необхідно було приїхати за документами. Що робити?
Скоріше за все, співробітники пункту видачі оригіналів документів будуть максимально допомагати у таких випадках та видавати документи, але не в протидію роботі основного алгоритму.
8. У мене борги перед науковою бібліотекою, як їх погасити?
Якщо Ви отримали лист про заборгованість перед науковою бібліотекою, то необхідно звернутися за електронною адресою library@nure.ua для з’ясування шляхів погашення заборгованостей. Ми розуміємо, що бувають випадки, що підручники могли бути втраченими під час бойових дій, евакуації тощо, то будемо шукати шляхи, як Вам допомогти в цьому.
9. У мене борги перед бухгалтерією, як їх погасити?
Якщо Ви отримали лист про заборгованість перед бухгалтерією, то необхідно звернутися за електронною адресою ad@nure.ua для з’ясування шляхів погашення заборгованостей. Ми розуміємо, що бувають випадки, що лишилися борги за навчання, проживання в гуртожитку тощо, то будемо шукати шляхи, як Вам допомогти в цьому.
10. У мене борги перед студмістечком, як їх погасити?
Якщо Ви отримали лист про заборгованість перед студмістечком, то необхідно звернутися за електронною адресою shc@nure.ua для з’ясування шляхів погашення заборгованостей. Ми розуміємо, що бувають випадки, що ви не можете повернутися до Харкова для того, аби здати речі, які були отримані в гуртожитку тощо, то будемо шукати шляхи, як Вам допомогти в цьому.
11. Мої документи не знайшли в відділі кадрів/архіві/деканаті, що далі робити?
Такі випадки якщо і можуть бути, то вкрай рідко і, скоріше за все, пошук буде здійснюватися довше. Якщо документи не знайдено, то далі буде працювати особливий алгоритм вирішення цієї проблеми.
12. Мені повідомили, що оригінали документів уже хтось забрав, як бути?
Такі випадки виключаються, так як після отримання документів особою лишається підтверджувальні копії та розписки, які верифікуються з документами, які посвідчують особу.
13. Куди скаржитися на роботу пункту видачі оригіналів?
Скаргу можна надіслати на електронну адресу ректора: rector@nure.ua.
14. Коли запрацює нормальна схема видачі документів про освіту?
Через короткий проміжок часу, коли Україна переможе.